II Allgemeines zur Datenverarbeitung

1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist oder die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Der VCRP ist eine wissenschaftliche Einrichtung gemäß §93 HochSchG RLP. Die Aufgaben wurden in der Organisationssatzung für die wissenschaftliche Einrichtung Virtueller Campus Rheinland-Pfalz (VCRP) vom 07. April 2003 abgesteckt und werden fortlaufend durch den zugehörigen Lenkungsausschuß angepasst. Didaktische Aus- und Weiterbildung ist Bestandteil der satzungsgemäßen Aufgaben und wird u.A. durch die VCRP Ecademy umgesetzt.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe des VCRPs, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erforderlich, so dient Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V. m. § 3 LDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

III Bereitstellung des Dienstes und Erstellung von Logfiles

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

1 Allgemeiner Seitenaufruf

Bei jedem Aufruf unseres Angebotes erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
2. Das Betriebssystem des Nutzers
3. Den Internet-Service-Provider des Nutzers
4. Die IP-Adresse des Nutzers
5. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
6. Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
7. Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2 SSO Login über Shibboleth

Beim SSO über Shibboleth werden von den Hochschulen bestimmte Daten automatisch an den Dienst übertragen. Zwingend erforderlich ist eine Benutzerkennung, in den meisten Fällen der sogenannte EduPersonPrincipalName (EPPN). Der EPPN wird als eindeutiges Kennzeichen einer Person benötigt. Das alternative Datum ist die Persistent-ID (PID). Weiterhin werden Vor- und Nachname, die E-Mailadresse und das Attribute affiliation zur Generierung eines Accounts für den Dienst benutzt.

Die Hochschulen informieren die Benutzer über die übermittelten Daten und holen sich die Zustimmung für die Datenübertragung ein.

3 Anlage des Kontos und Zuordnung von Gruppen

Bei der ersten Anmeldung wird aus den übermittelten Merkmalen automatisch ein Konto im Dienst angelegt. Gespeichert werden dabei die unter 2 genannten Merkmale sowie der Zeitpunkt der Anmeldung.
Anhand der Hochschulzugehörigkeit werden Sie einer Gruppe zugeordnet. Über diese Gruppe wird gesteuert, welche ggf. weiteren Inhaltsfreigaben oder Sprachmodelle Ihnen zur Verfügung stehen. Stellt Ihre Hochschule einen eigenen Zugang zu einem Anbieter bereit, sind die darüber angebotenen Modelle ausschließlich für ihre Angehörigen auswählbar (siehe Abschnitt VI).

4 Chatverlauf mit einem Large Language Model (LLM)

4.1 Textchat

Die Übertragung Ihrer Eingaben zwischen Ihrem Browser und unserem Server sowie zwischen unserem Server und dem Anbieter des Sprachmodells erfolgt transportverschlüsselt.
Ihre Chatverläufe werden auf unserem System in einer Datenbank gespeichert, damit Sie sie später und auf anderen Endgeräten wieder aufrufen können.

4.2 Dateiupload und Wissensbasis

Sie können Dateien – etwa Dokumente, PDF-Dateien oder Bilder – in einen Chat oder in eine Wissensbasis hochladen und als Grundlage für Ihre Anfragen verwenden. Diese Dateien werden auf einem ausfallsicheren Netzwerkspeicher des VCRP gespeichert und verarbeitet.
Aus Dokumenten wird der enthaltene Text ausgelesen und in Abschnitte zerlegt. Diese Abschnitte werden anschließend an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt, der daraus eine numerische Repräsentation des Inhalts erzeugt (sogenannte Embeddings). Der Inhalt hochgeladener Dokumente verlässt hierfür unser System zum Anbieter des Sprachmodells. Es gelten dieselben Bedingungen wie für die Chatinhalte (siehe Abschnitt VI). Die zurückgelieferten Embeddings werden in einem Vektorspeicher auf unserem System abgelegt.
Stellen Sie eine Frage zu einer Wissensbasis, werden die dazu passenden Textabschnitte herausgesucht und zusammen mit Ihrer Frage an das Sprachmodell übergeben.

4.3 Websuche über you.com

In unserem Edu-KI-Chat kann die Funktion „Websuche“ genutzt werden, um aktuelle Informationen aus öffentlich zugänglichen Internetquellen abzurufen und diese zur Beantwortung von Nutzeranfragen heranzuziehen. Hierzu können Suchanfragen an den externen Dienstleister you.com übermittelt werden. Die Eingabe personenbezogener Daten ist nach unseren Nutzungsbedingungen untersagt.

Im Rahmen einer solchen Websuche wird die jeweilige Suchanfrage an you.com übermittelt. Die Suchanfrage wird gegenüber dem Anbieter nicht Ihrem Account zugeordnet, sondern über einen Zugangsschlüssel des VCRP autorisiert. Wir sind bestrebt, nur die für die jeweilige Recherche erforderlichen Informationen an You.com zu übermitteln. Die Suchanfrage selbst wird dabei in vielen Fällen nicht von Ihnen wörtlich eingegeben, sondern vom Sprachmodell aus Ihrer Frage gebildet. Die Suchergebnisse werden anschließend von unserem Server abgerufen und vom Sprachmodell interpretiert ausgegeben.

Empfänger der im Rahmen der Websuche übermittelten Daten ist you.com. Im Rahmen der technischen Bereitstellung können weitere Dienstleister oder Unterauftragsverarbeiter beteiligt sein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Websuche erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrags erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung auf berechtigte Interessen gestützt wird, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere unter Berücksichtigung der Erforderlichkeit der Verarbeitung und der Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen.

Soweit im Rahmen der Websuche personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Für die Speicherdauer bei you.com und gegebenenfalls weiteren beteiligten Dienstleistern gelten die jeweils einschlägigen Vertragsbedingungen (https://you.com/terms) und Datenschutzbestimmungen (https://you.com/privacy).

Weitere Informationen zu Ihren Rechten als betroffene Person finden Sie in den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

4.4 Arbeitsbereich: Modelle, Wissensbasen, Prompts und Skills

Soweit die jeweiligen Funktionen für Ihr Benutzerkonto freigeschaltet sind, können Sie im Arbeitsbereich eigene Inhalte erstellen und verwalten. Dazu gehören insbesondere:

1. eigene Modelle: Konfigurationen, die ein verfügbares Basismodell mit Einstellungen, einem System-Prompt, Wissensbasen und gegebenenfalls weiteren Funktionen verbinden;
2. Wissensbasen: Sammlungen hochgeladener Dateien einschließlich der daraus erzeugten Textabschnitte und Embeddings (siehe 4.2);
3. Prompts: gespeicherte Anweisungen und Vorlagen, die in einem Chat wiederverwendet werden können; sowie
4. Skills: gespeicherte textbasierte Arbeitsanweisungen, die einem Modell für eine Aufgabe zusätzliche Vorgaben machen.
   Die von Ihnen in Modellen, Prompts und Skills hinterlegten Texte werden auf unserem System gespeichert. Werden sie in einem Chat verwendet, können sie zusammen mit Ihrer Anfrage an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt werden. Für diese Übermittlung gelten die Angaben in Abschnitt VI. Für Wissensbasen gelten ergänzend die Angaben in 4.2.

4.5 Freigaben und Teilen

Sie können Inhalte für andere Nutzende oder über einen Link freigeben. Bei einer Freigabe können die Empfangenden die freigegebenen Inhalte einsehen. Bei Chats umfasst dies auch die darin enthaltenen Eingaben, Antworten sowie gegebenenfalls Dateiinhalte. Um einen Chat gezielt mit einer Person teilen zu können, lassen sich andere angemeldete Nutzende über eine Suche finden.
Soweit die Freigabefunktion für Ihr Benutzerkonto freigeschaltet ist, können Sie auch eigene Modelle, Wissensbasen, Prompts und Skills für ausgewählte Nutzende oder Gruppen freigeben. Die Freigabe wird als Zugriffsberechtigung in der Anwendung gespeichert. Die berechtigten Personen können die jeweils freigegebenen Inhalte und Einstellungen einsehen und im Rahmen der erteilten Berechtigung verwenden oder bearbeiten. Bei Wissensbasen umfasst dies auch die darin enthaltenen Dateien.
Soweit die Funktion für Ihr Benutzerkonto freigeschaltet ist, können Sie Chats, Modelle, Wissensbasen, Prompts und Skills zudem veröffentlichen. Anders als der Begriff nahelegt, werden die Inhalte dadurch nicht frei im Internet abrufbar. Sie sind vielmehr für alle angemeldeten Nutzenden innerhalb dieser Plattform sichtbar, auch für Angehörige anderer Hochschulen. Zusammen mit dem veröffentlichten Inhalt wird Ihr Name als erstellende Person angezeigt.

5 Nutzungsdaten

Zur statistischen Auswertung der Nutzung und zur Sicherstellung des Betriebs werden zu jeder Anfrage an ein Sprachmodell der Zeitpunkt, das verwendete Modell und die Abrechnungseinheiten (Tokens) erfasst. Die Inhalte Ihrer Anfragen und der Antworten werden nicht statistisch ausgewertet.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V. m. § 3 LDSG.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Inhalte an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Anwendung sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Anwendung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
Die bei der Anmeldung übermittelten Merkmale werden benötigt, um Ihr Konto eindeutig zu führen, Ihnen Ihre eigenen Inhalte zuzuordnen und Ihre Nutzungsberechtigung festzustellen.
Um Ihnen Ihre Chatverläufe sowie die von Ihnen erstellten Modelle, Wissensbasen, Prompts und Skills dauerhaft und auf mehreren Endgeräten bereitzustellen, müssen diese in der Datenbank vorgehalten werden. Die gespeicherten Zugriffsberechtigungen sind erforderlich, um Freigaben umzusetzen.
Die Erfassung der Nutzungsdaten dient dazu, die Verfügbarkeit des Dienstes für alle Nutzenden sicherzustellen.

4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Chatverläufe, Modelle, Wissensbasen, Prompts, Skills und hochgeladene Dateien bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Beim Löschen einer Wissensbasis werden auch die daraus abgeleiteten Einträge im Vektorspeicher entfernt. Wird ein Inhalt gelöscht, enden die dafür gespeicherten Freigaben.
Um Forschungs- und Urlaubssemester sicher zu überbrücken, werden nur Accounts, die länger als ein Jahr nicht in Benutzung waren, gelöscht.

5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Angebotes und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Bei Benutzung des Services besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Einzelne Chats, Modelle, Wissensbasen, Prompts, Skills und hochgeladene Dateien können Sie jederzeit selbst löschen. Eine Freigabe oder Veröffentlichung können Sie jederzeit selbst zurücknehmen.
Wollen Sie Ihren Account löschen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an edu-ki-rlp@vcrp.de.

IV Verwendung von Cookies

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unser Angebot verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden.
Beim Aufruf der öffentlichen Startseite werden keine Cookies gesetzt.
Bei der Anmeldung und für die anschließende Sitzung werden die folgenden Cookies gesetzt:

1. _opensaml_req… - ein kurzlebiges Cookie, das die laufende Anmeldung dem richtigen Vorgang zuordnet. Es wird während der Weiterleitung zu Ihrer Hochschule benötigt und danach nicht mehr verwendet.
2. _shibsession… – das Sitzungscookie des Anmeldedienstes der Hochschule. Es weist die bestehende Anmeldung aus und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
3. token – das Sitzungscookie der Open WebUI-Anwendung, über das die Sitzung nach der Anmeldung fortgeführt wird und hat ein festes Ablaufdatum.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 3 LDSG.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen bzw. zu ermöglichen. Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

1. Durchführung der Anmeldung über das Single Sign-On der Hochschule
2. Aufrechterhaltung der angemeldeten Sitzung

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

4 Speicherdauer, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für den Dienst deaktiviert, können Sie sich ggf nicht einloggen.

V Verwendung der Speicher des Browsers

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Neben Cookies nutzt die Anwendung Speicherbereiche Ihres Browsers.
Im Local Storage, der über das Schließen des Browsers hinaus erhalten bleibt, werden abgelegt:

1. die von Ihnen gewählte Sprache
2. das gewählte Farbschema
3. der Zustand von Bedienelementen der Oberfläche
4. dasselbe signierte Sitzungsmerkmal, das auch als Cookie gesetzt wird (siehe Abschnitt IV); die Anwendung verwendet es, um Anfragen an den Server Ihrer Sitzung zuzuordnen

Im Session Storage, der nur für die Dauer des geöffneten Browser-Tabs besteht, werden abgelegt:

1. das zuletzt von Ihnen ausgewählte Sprachmodell
2. der Inhalt des Eingabefeldes, solange Sie ihn noch nicht abgesendet haben, zusammen mit den dazu gewählten Optionen. Dadurch geht eine begonnene Eingabe beim Neuladen der Seite nicht verloren.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung der Speicher des Browsers ist Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 3 LDSG.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zugriff auf die Speicher des Browsers dient dazu, Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten, Ihnen die Oberfläche bei jedem Aufruf in der von Ihnen gewählten Form bereitzustellen und eine begonnene Eingabe innerhalb eines Tabs zu erhalten.

4 Speicherdauer, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Einträge im Session Storage werden beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht. Die Einträge im Local Storage bleiben, bis Sie sie löschen.

Nach dem Löschen werden Ihre Einstellungen auf die Voreinstellung zurückgesetzt und Sie müssen sich gegebenenfalls erneut anmelden. Ihre Chatverläufe sind davon nicht betroffen.

VI Benutzung bereitgestellter LLMs (Large Language Models)

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Benutzung des Dienstes werden zu beachtende Sachverhalte in den Nutzungsbedingungen ausgeführt.

1 GWDG

Die Sprachmodelle werden über einen API-Zugang des VCRP bereitgestellt. Bei der GWDG werden keine Benutzerdaten gespeichert und die Daten werden nicht zum Training von Modellen benutzt. Näheres hierzu entnehmen Sie der Datenschutzerklärung der GWDG. Hierüber hat der VCRP mit der GWDG einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die GWDG-Modelle stehen allen Benutzenden des Dienstes zur Verfügung.
Über denselben Zugang werden auch die Embeddings für hochgeladene Dokumente erzeugt (siehe Abschnitt III.1.5.2).

2 OpenAI

Einzelne Hochschulen können für ihre Angehörigen zusätzlich einen eigenen Zugang zu den Sprachmodellen von OpenAI bereitstellen. Diese Modelle stehen dann ausschließlich den Angehörigen der jeweiligen Hochschule zur Verfügung; die Zuordnung erfolgt über die bei der Anmeldung übermittelte Hochschulzugehörigkeit (siehe Abschnitt III.1.4). Für alle übrigen Nutzenden sind sie nicht auswählbar.
Stellt eine Hochschule einen solchen Zugang bereit, ist sie für die datenschutzrechtliche Ausgestaltung des Verhältnisses zum Anbieter OpenAI verantwortlich und der jeweilige Auftraggeber. Unabhängig von der Regelung an Ihrer Hochschule finden Sie hier die Datenschutzbestimmung von OpenAI.

3 Übermittlung an den Anbieter

Die Autorisierung gegenüber dem Anbieter erfolgt über einen Zugangsschlüssel – bei den Modellen der GWDG über einen Zugangsschlüssel des VCRP, bei den Modellen von OpenAI über den Zugangsschlüssel der jeweiligen Hochschule. Die Anfragen erscheinen dem Anbieter daher nur mit diesem Schlüssel und nicht unter Ihrem Account.

Die Anfragen werden über eine von uns betriebene Vermittlungskomponente an den jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Dabei wird gegenüber dem Anbieter kein Account-Attribut übermittelt, sofern Sie nicht selbst im Chatinhalt diese Angaben explizit tätigen.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der LLMs ist Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V. m. § 3 LDSG.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Alle Eingaben bei der Interaktion mit einem LLM werden an dieses weitergereicht. Die Antworten vom LLM werden so, wie sie empfangen werden, weitergegeben. Die Speicherung des Chatverlaufs, also der einzelnen Fragen und Antworten, erfolgt dauerhaft in der Datenbank unseres Systems, damit Sie Ihre Verläufe später und auf mehreren Endgeräten weiter nutzen können.

4 Dauer der Speicherung

Die Chatverläufe verbleiben auf unseren Systemen, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Bei der GWDG werden die Anfragen nach Auskunft des Anbieters nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Für die Modelle von OpenAI richtet sich dies nach der Vereinbarung, die Ihre Hochschule mit dem Anbieter getroffen hat.
Der jeweilige Kontext wird nur in der Datenbank gespeichert und jeder neuen Anfrage mitgegeben.

5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Einzelne Chats, Anfragen und sonstige von Ihnen erstellten Inhalte können Sie jederzeit selbst löschen.
Wollen Sie Ihren Account löschen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an edu-ki-rlp@vcrp.de.

VII Backup

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Um die Möglichkeit zu haben, die Website nach einem Systemausfall auf einem vorherigen Stand wiederherzustellen, werden Backups der benötigten Daten erstellt. Websites werden über Virtuelle Maschinen (VM) ausgeliefert. Die Daten der Webseites und die Images der VM’s liegen auf einer NetApp, eine selbstgehostete Speicherlösungen mit spezieller Hard- und Software. Die NetApp erstellt automatisch Snapshots. Diese lassen sich schnell und zuverlässig zurückspielen und dienen als Backup. Dies gilt auch für den Datenbankserver.
Zusätzlich wird die Datenbank 1x täglich gesichert.

Von der Sicherung erfasst sind damit auch die gespeicherten Chatverläufe, die hochgeladenen Dateien und die daraus abgeleiteten Daten.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erstellung von Backups ist Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V. m. § 3 LDSG.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Zur Erfüllung der Anforderungen des Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sind Backups ein geeignetes Mittel.

4 Dauer der Speicherung

Die Snapshots werden nach 42 Tagen automatisch gelöscht.

5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Löschung oder Berichtigung Ihrer Daten aus den Backups erfolgt final mit der Löschung des Snapshots, der auf eine Löschung oder Berichtigung folgt.

VIII Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1 Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

1. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Der Verantwortliche stellt gemäß Art. 15 Abs. 3 eine Kopie der personenbezogenen Daten, um die es bei der Anfrage geht, in geeigneter Form zur Verfügung. Weitere Kopien sind kostenpflichtig. Bei Anträgen auf elektronischem Weg erfolgt die Bereitstellung in einem gängigen elektronischen Format.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Dieses Auskunftsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

2 Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
Ihr Recht auf Berichtigung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

4 Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5 Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft - ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG - Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, dieser zu widersprechen. Ihr Widerspruchsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.
Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
E-Mail:poststelle@datenschutz.rlp.de

Bitte sprechen Sie zuerst den Verantwortlichen bzw. den Datenschutzbeauftragten an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.

IX Schlussbestimmungen

1 Änderung der Datenschutzerklärung

Um Sie stets gemäß der aktuellen rechtlichen Anforderungen zu informieren oder um Änderungen unseres Angebots in der Datenschutzerklärung umzusetzen, behalten wir uns das Recht vor, entsprechende Änderungen vorzunehmen.

2 Gültigkeit

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und zuletzt am 7. September 2026 geändert worden.